أوجه قصور ميزان المراجعة :
مع أن الهدف الرئيس من إعداد ميزان المراجعة هو توفير قدر معقول من ا التأكد من عدم وجود أخطاء، سواء عند تسجيل قيد اليومية أو عند ترحيله إلى أرصدة الحسابات المختلفة بدفتر الأستاذ ، عن طريق التأكد من تساوي مجموع الأرصدة المدينة مع مجموع الأرصدة الدائنة بعد الترحيل، إلا أن تساوى الجانبين المدين والدائن في ميزان المراجعة لا يعني بالضرورة الخلو التام من الأخطاء، فتوازن ميزان المراجعة لا يعني أن أرصدة حسابات دفتر الأستاذ سليمة 100% ولا أن جميع قيود اليومية قد تم تسجيلها أولاً، وبشكل صحيح ثانياً، فهناك كثير من الأخطاء التي من الممكن حدوثها وهذا على الرغم من توازن جانبي ميزان المراجعة.
وإليك بعض تلك الأخطاء:
- إغفال قيد إحدى العمليات المحاسبية بدفتر اليومية
- ترحيل إحدى قيود اليومية مرتين
- استخدام حسابات غير صحيحة عند التسجيل بدفتر اليومية أو عند الترحيل إلى دفتر الأستاذ، كأن تسجل عملية الشراء بالأجل في حساب النقدية.
- تسجيل قيمة خاطئة لعملية ما بدفتر اليومية، كأن تشتري المنشأة أدوات مكتبية بقيمة 2,000 ريال نقدا، ولكن يتم تسجيلها بمبلغ 20,000 ريال نقداً فعلى الرغم من أن القيد متوازن إلا أنه غير صحيح. لاحظ أن ترحيل كلا الجانبين المدين والدائن من كل قيد، سواء كان الحساب خاطئاً أو القيمة خاطئة؛ فإن الجانبين في ميزان المراجعة سيتساوى.
ويمكن حصر أنواع الأخطاء في أربعة أنواع رئيسة:
- أخطاء إجرائية: وهي عبارة عن الأخطاء التي ينتج عنها خطأ في التسجيل (اسم الحساب أو قيمة العملية المالية) ، أو الترحيل. وينتج عن هذا النوع من الأخطاء عدم توازن في ميزان المراجعة (وجود خطأ في أحد أطراف القيد المحاسبي).
- أخطاء الحذف : وهي عبارة عن الأخطاء التي ينتج عنها حذف كلي أو جزئي لعملية مالية معينة، إما في أثناء تسجيلها في دفاتر اليومية أو ترحيلها إلى دفتر الأستاذ . والحذف الكلي لا ينتج عنه عدم توازن ميزان المراجعة، ويُعد اكتشافه أمراً صعباً. أما الحذف الجزئي، فينتج عنه عدم توازن ميزان المراجعة، ويُعد اكتشافه أمراً سهلاً .
- أخطاء متكافئة: وهي عبارة عن الأخطاء التي تعوض بعضها بعضاً ، كأن يمحو خطأ ما أثر خطأ آخر. مما يحافظ على توازن ميزان المراجعة على الرغم من وجود الخطأ، ومن ثم يصبح اكتشافه أمراً صعباً ، وقد تحدث هذه الأخطاء إما في أثناء التسجيل أو في التبويب للعمليات المالية.
- أخطاء فنية : وهي عبارة عن الأخطاء الناتجة عن عدم تطبيق القواعد والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها بشكل صحيح، ولا تؤثر تلك الأخطاء في توازن ميزان المراجعة، مثل الخلط بين المصروفات الإيرادية والرأسمالية. ومن الصعب اكتشاف هذا النوع من الأخطاء الذي يحدث عند تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية.
ويتم تصحيح تلك الأخطاء في دفتر اليومية بإحدى الطريقتين:
الطريقة المطولة: وتقوم بإلغاء القيد المحاسبي السابق بقيد عكسي لقيد الإثبات، وتسجيل قيد
محاسبي آخر سليم.
الطريقة المختصرة وتقوم بإجراء مقاصة بين القيد المحاسبي الخطأ والصحيح، وإجراء قيد محاسبي واحد مكمل للقيد السابق.
أما الأخطاء الواقعة في ميزان المراجعة، فيمكن تصحيحها بإعادة تصوير كشف ميزان المراجعة؛ لتصحيح وضع أرصدة
الحسابات المدينة والدائنة، أو تصحيح مبالغها.
كيفية اكتشاف وتتبع الأخطاء بميزان المراجعة :
كما بينا سابقا، إن الأخطاء في ميزان المراجعة التي تؤدي إلى عدم توازنه عادة تكون ناتجة عن أخطاء حسابية أو ترحيل خاطئ أو خطأ
في تحليل أو تفسير البيانات. لذلك، ففي حالة اكتشاف أن ميزان المراجعة غير متزن يمكن اتباع الآتي:
في البداية يجب تحديد الفارق بين العمودين الدائن والمدين في ميزان المراجعة وبعد معرفة قيمة هذا الفارق يتم اتباع هذه الخطوات :
- إذا كانت قيمة الخطأ تساوى (1) ريال، 10 ريال، 100 ريال، 1,000 ريال . وهكذا ) فقوم بأعادة و إضافة الأرصدة إلى الأعمدة الدائنة والمدينة وذلك في في ميزان المراجعة، ثم قم بإعادة جمع العمودين.
- إذا كانت قيمة الخطأ تقبل القسمة على 2فيجب إعادة فحص ميزان المراجعة لاكتشاف إذا كان هناك رصيد لإحدى
- الحسابات يساوي نصف قيمة الخطأ ، فإن وجد فالخطأ نتج عن وضع هذا الرصيد في العمود الخطأ للدائن أو للمدين، ومن ثم يجب إعادته إلى مكانه الصحيح.
- إذا كانت قيمة الخطأ قابلة للقسمة على 9 فقم بإعادة تتبع أرصدة الحسابات الواردة بميزان المراجعة، وتأكد من نقلها بطريقة صحيحة من دفتر الأستاذ ، فقد يكون الخطأ ناتجاً عن نقل خاطئ لترتيب الأعداد، فمثلاً إذا كان رصيد النقدية بدفتر الأستاذ 62,000 ريال وتم نقله إلى ميزان المراجعة بقيمة 26,000 ريال، فإن ذلك يُحدث خطأ مقداره 36,000 ريال، وهي قابلة للقسمة على 9.
- إذا كانت قيمة الخطأ غير قابلة للقسمة على 2 أو 9 فيجب فحص دفتر الأستاذ ؛ للتأكد من أنه لا يوجد رصيد حساب مطابق لقيمة الخطأ قد أغفل نقله إلى ميزان المراجعة، وكذلك يجب فحص دفتر اليومية؛ للتأكد من أ ، أنه لا يوجد مبلغ غير مرحل إلى دفتر الأستاذ قيمته تساوى قيمة الخطأ.
ومما سبق يمكن القول: بإن وقوع الأخطاء مثل هكذا اخطاء يرجع إلى أسباب عدة كالسهواو الجهل او العمد. فالسبب الأول ييتم الوقوع فيه نتيجة عدم إلمام المنفذين للدورة المحاسبية بقواعد ومبادئ المحاسبة المتعارف عليها التي يجب تطبيقها عند تسجيل وتبويب وتلخيص العمليات المالية، وعرض نتائج أعمال المنشأة. أما السبب الثاني، فيعود إلى الطبيعة البشرية التي تميل إلى الإهمال والتقصير في أداء العمل ما يترتب عليه السهو في تسجيل بعض القيود أو أحد أطرافها. أما السبب الثالث، فيرجع إلى العمد والقصد في التزوير بغرض اختلاس ممتلكات المنشأة، أو لتغطية عجز في خزينة المنشأة.